Pour que les journaux puissent fonctionner comme des "conteneurs" pour les écritures d'un cercle d’écriture, vous devez leur assigner, en plus d’utilisateurs autorisés à comptabiliser également des financements et des comptes d’état. Ces financements et ces comptes d’état sont sélectionnables par les comptables lors de la comptabilisation dans ce journal. L'assignation des justificatifs à un financement permet d'assigner les charges à un bailleur de fonds. Les comptes d’état peuvent être des comptes bancaires, des liquidités (caisses) et des comptes de créances et de dettes (postes en attente de règlement). Vous déterminez les transactions qui peuvent être comptabilisées dans un journal et les comptes de charges disponibles à l'aide de la Catégorie de journal assignée.

Lorsque vous effectuer la mise en disponibilité des journaux ils seront mis à disponibilité en WINPACCS Accounting avec la prochaine Publication des données du projet.

Utilisateurs avec le rôle d'utilisateur Responsable finances de projet peuvent créer, modifier, résoudre (retirer d'une installation) et supprimer (si le journal n'a pas encore été mis en disponibilité) dans WINPACCS Cloud.

Seuls les utilisateurs assignés autorisés à comptabiliser avec le rôle d'utilisateur Comptable de projet sont autorisés à comptabiliser dans un journal WINPACCS Accounting.

Une autorisation supplémentaire est nécessaire pour accéder aux journaux confidentiels (réglage spécifique à l'utilisateur).

Normalement, seul un comptable de projet peut travailler dans un journal. S'agit-il de l’installation de WINPACCS Accounting d’une installation effectuée en réseau, plusieurs comptables de projets peuvent également travailler simultanément dans un journal.  Plusieurs installations (par exemple, une dans le pays du projet et une au siège de l'organisation) ne peuvent pas l’utiliser en même temps. Afin de garantir que, dans de tels cas, les numéros de justificatifs consécutifs ne soient pas assignés deux fois, une seule installation à la fois peut avoir accès au journal.

C'est pourquoi les journaux dans WINPACCS Accounting doivent être acceptés. À partir de là, les utilisateurs de chaque installation ont un accès exclusif au journal et peuvent y faire des comptabilisations. Avant que les utilisateurs qui travaillent avec une autre installation (par exemple un autre ordinateur à un endroit complètement différent), il faut que le journal doit être remis. Ce processus fonctionne également sans connexion Internet stable via Données de transfert de journal. Quelle installation de WINPACCS Accounting vient d'accepter un journal, vous pouvez à tout moment le consulter dans WINPACCS Cloud dans l’Historique du journal. C'est là que le Statut de journal s'affiche.

Les écritures d'une période comptable sont chargées dans des Clôtures de mois de WINPACCS Accounting vers WINPACCS Cloud. Indépendamment de cela, il est possible de charger aussi souvent que nécessaire de nouvelles écritures avec des clôtures de jour (par exemple pour pouvoir établir des analyses au jour le jour dans le contrôle de projet).

Si, à la fin du projet, les soldes de tous les comptes d’état sont égaux à zéro, le journal est définitivement clôturé.

En plus des journaux normaux de la classe de journal Comptabilité de projet il existe encore quelques cas particuliers :

1.Journaux de la classe de journal Comptabilité de projet (charges de projets externes), Comptabilité partenaire (avec des justificatifs à caractère informatif provenant d'un système externe d'un partenaire, par exemple Tally) et – si votre organisation utilise l'interface pour la prise en charge de données de la comptabilité d'entreprise – des journaux de la classe de journal Comptabilité d'entreprise. Ces journaux ne sont pas utilisés par les comptables en WINPACCS Accounting et aucune clôture n'est générée. Ces journaux ne sont disponibles que dans WINPACCS Cloud et contiennent des écritures destinées à ce projet, mais qui n'ont pas été comptabilisés à l'origine dans ce projet dans la comptabilité de projet. Le journal des charges des projets externes peut regrouper des écritures de différentes monnaies. Ce journal sert à mettre à disposition des écritures d'autres projets pour le Contrôle de projet.

2.Journaux de la classe de journal Comptabilité partenaire (avec les justificatifs à caractère informatif de WINPACCS Accounting). Ces journaux sont presque identiques aux journaux de la classe de journal Comptabilité de projet. Ils sont utilisés dans WINPACCS Accounting et les justificatifs sont chargés avec les clôtures vers WINPACCS Cloud. Toutefois, les justificatifs ne sont pas à joindre au bilan, mais sont seulement saisis à caractère informatif. De tels journaux vous permettent de consulter de manière informative les charges encourues par un partenaire.

3.Journaux de la classe de journal Comptabilité partenaire (avec les justificatifs à caractère informatif de livre de partenaire WINPACCS). Ces journaux ne sont pas utilisés par les comptables en WINPACCS Accounting et aucune clôture n'est générée. Ces journaux ne sont disponibles que dans WINPACCS Cloud disponibles et contiennent des écritures destinées à ce projet et initialement saisies dans un livre de partenaire WINPACCS . Il est possible de regrouper des écritures de différentes monnaies. Ce journal sert à mettre à disposition des écritures d'autres projets pour le Contrôle de projet.