Account

Una cuenta forma parte del marco de cuentas. Como elemento central de la contabilidad, sirve para categorizar las transacciones.

En WINPACCS se aplica el sistema de la doble contabilidad. Cada comprobante se registra en dos cuentas, siendo asistida la asignación al Debe y el Haber mediante la selección de la categoría y el tipo de operación.

Account class

Las clases de cuentas sirven para estructurar sistemáticamente el marco de cuentas principal. Estas se subdividen a su vez en grupos de cuentas, cuentas y subcuentas.

Presentación de las clases y los grupos de cuentas disponibles en WINPACCS:

Account group

Los grupos de cuentas sirven para estructurar las clases de cuentas del marco de cuentas principal. Los grupos de cuentas se subdividen a su vez en cuentas y subcuentas.

Presentación de las clases y los grupos de cuentas disponibles en WINPACCS:

Account number

Una cuenta es un elemento central de la contabilidad para categorizar las transacciones; el número de cuenta sirve para la asignación inequívoca dentro del marco de cuentas. La longitud de los números de cuenta se define en WINPACCS una única vez en los ajustes de organización.

Accounting period

El periodo contable abarca todas las contabilizaciones de un determinado mes.

En la contabilidad de proyecto, el periodo contable se cierra por medio de un cierre mensual. Las contabilizaciones de periodos contables cerrados ya no se pueden volver a modificar ya que los datos de contabilización se han transferido al control del proyecto y a la interfaz para la contabilidad empresarial. En el período contable actual es posible anular o cambiar de cuenta contabilizaciones de periodos contables ya cerrados.

Dentro del periodo contable es posible utilizar como fecha de comprobante los datos de meses cerrados, pero no de meses futuros.

Accounting quarter

Un trimestre contabilización abarca un cuarto de un año de contabilización. En WINPACCS, el primer trimestre comienza siempre el 1 de enero. El trimestre contable se puede utilizar en el control del proyecto para fines de evaluación.

Accounting software

El software de registro es el producto de software concreto en el que se registran contabilizaciones. Si las distintas versiones de un software tratan datos de manera diferente, adicionalmente se indica el número de versión.

La indicación del software de registro se produce para diarios de las clases de diario Contabilidad de proyecto y Contabilidad empresarial.

Accounting year

El año de contabilización abarca todos los periodos contables de un año natural y puede ser utilizado en el control de proyecto para fines de evaluación.

Amount RC

Shows the amount in reporting currency.

Amount VC

Shows the amount in voucher currency.

Average rate voucher position

Displays the average rate used to determine the company currency amount of this posting position.

Billed

Billed costs have been reported to the donor. To mark one or more posting positions as billed, select them, click on Edit (), change the Billed field to Yes and click on Save (). Postings that have been billed can only be edited again after you have entered a reason.

Cancelled posting position // Reversed posting position

Una contabilización anulada es una contabilización neutralizada de forma contrastable mediante una contabilización de anulación. Esto es necesario, p. ej., en caso de las entradas erróneas de determinados datos del comprobante. En WINPACCS se identifican las contabilizaciones anuladas, aunque no se modifica el contenido de las contabilizaciones.

CC

La moneda doméstica es la moneda en la que se lleva la contabilidad de la oficina central. Por lo general, esta es la moneda del país en el que la organización tiene su sede central. En WINPACCS, la moneda doméstica se abrevia con «MD».

CC amount

Shows the amount in company currency.

Cheque number

En las contabilizaciones puede indicarse un número de cheque como información adicional.

Comment on the posting

Displays a remark that was entered for the posting in WINPACCS Accounting.

Computer-generated posting

Una contabilización mecanizada describe una contabilización que se lleva a cabo de forma automática al ejecutar determinadas funciones en WINPACCS. Entre las contabilizaciones mecanizadas figura, p. ej., la revaloración, que se ejecuta de forma automática al realizar un cierre mensual.

Confidential

En WINPACCS es posible marcar como confidenciales determinados datos. Únicamente usuarios que posean la autorización de acceso a datos confidenciales pueden ver esos datos y trabajar con ellos. Como confidenciales se pueden identificar diarios, presupuestos y cuentas de la contabilidad de la empresa. Todas las contabilizaciones en ese tipo de diarios o cuentas se identifican asimismo automáticamente como confidenciales.

Conflict

Se denomina conflicto en el controlling del proyecto al estado de dos posiciones de contabilización, cuando por ejemplo los datos de una posición de contabilización de la anulación no coinciden con los datos de la posición de la contabilización anulada. Este tipo de conflicto puede aparecer sí, por ejemplo, en el controlling del proyecto se ha modificado una línea de presupuesto de una posición y posteriormente esta posición se anula en la contabilidad del proyecto.

Contract number

En las contabilizaciones puede indicarse un número de contrato como información adicional.

Conversion basis (CC / VC)

Si un donante exige la liquidación de los comprobantes en una moneda de liquidación, se puede utilizar como base para la conversión la moneda de comprobante o la moneda doméstica. La base de conversión describe, por tanto, la moneda que se utiliza como base para la conversión. El tipo de cambio para la moneda de liquidación (Cambio ML) indicado en WINPACCS se refiere a la base de conversión definida en el esquema de moneda de liquidación.

Country

Designa el país en el que se lleva a cabo un proyecto. Si un proyecto se lleva a cabo en varios países, este se puede caracterizar como «suprarregional».

Digital voucher

Un comprobante digital describe el comprobante en papel escaneado que se puede agregar a una contabilización. Un comprobante digital se puede cargar durante el registro provisional de comprobantes en WINPACCS Cashbook, durante el proceso de contabilización en WINPACCS Accounting o también directamente en WINPACCS Cloud. Allí está vinculado con una contabilización y se puede visualizar para fines de verificación. Para la verificación de un comprobante digital está disponible en WINPACCS Cloud una función adicional.

Donor

Por donante se entiende aquella organización que pone a disposición los recursos financieros para la realización de un proyecto. Los proyectos pueden estar financiados también por más de un donante. En un proyecto se puede crear una financiación para los fondos puestos a disposición por ese donante. En la contabilidad de proyecto WINPACCS Accounting, los costos se asignan de manera inequívoca a una financiación. De esa forma es posible determinar para cada comprobante qué donante lo ha financiado.

Donor number

Displays the number of the donor assigned to the posting position via the funding.

Edited by

Shows which user last edited the posting position.

Edited on

Shows when a posting position was last edited.

Entry number

Cada comprobante que se registra en WINPACCS Cashbook obtiene un número de registro correlativo.
El número de registro identifica el comprobante de manera inequívoca dentro de un libro de caja, y no se puede modificar.

External invoice number

En las contabilizaciones puede indicarse un número de factura externo como información adicional.

Funding

En WINPACCS la financiación del proyecto presenta un contrato con un donante o una decisión de la organización sobre el uso de fondos libres o con fines específicos para un proyecto. En la contabilidad del proyecto la financiación del proyecto se asigna a las contabilizaciones de costos y a los suministros de fondos.

En el controlling del proyecto la financiación del proyecto sirve como comprobación de los gastos para el donante o bien para la comisión responsable de la organización. Los requisitos de los donantes con respecto a la moneda de los informes y a la utilización de los tipos de cambio para la liquidación pueden cumplirse en la financiación del proyecto mediante un esquema de moneda de liquidación.

Además en WINPACCS se puede determinar qué fondos de una financiación del proyecto ya han fluido o bien qué cantidad aún se puede obtener.
 

Internal invoice number

En las contabilizaciones puede indicarse un número de factura interno como información adicional.

Internal voucher

En la contabilidad existe la regla: ninguna contabilización sin comprobante. Sin embargo, hay gastos por los que no se recibe ningún comprobante, p. ej., en un viaje en taxi o una compra en un mercadillo. Para que el gasto pueda ser liquidado, es necesario que un colaborador de la organización genere un comprobante propio.

Invoice date

La fecha de la factura corresponde a la fecha de emisión de la factura. Se puede encontrar como dato en cada factura.
 

Journal

Los diarios sirven para registrar las contabilizaciones de las transacciones.

En WINPACCS se asigna una moneda a cada diario, es decir, si en un proyecto se utilizan varias monedas, deberán crearse varios diarios. Por medio del método de cambio mixto flotante se lleva a cabo la conversión de la moneda de comprobante, asignada al diario, en la moneda doméstica.

Los diarios se pueden asignar a su vez a financiaciones. WINPACCS soporta al efecto la presentación de acuerdos contractuales con el donante. En caso necesario, es posible utilizar circulaciones de dinero cerradas que impiden la mezcla de fondos procedentes de diferentes donantes. Para ello es necesario utilizar cuentas bancarias y cajas separadas para los fondos de un donante o de una financiación.
 

Journal class

La clase de diario es una propiedad básica de un diario que identifica el origen de las contabilizaciones de ese diario. WINPACCS distingue las siguientes clases de diario:

Clase de diario «Contabilidad de proyecto»

Identifica la clase de diario para contabilizaciones que han sido contabilizadas con incidencia en el balance en la contabilidad de proyecto WINPACCS Accounting. Una clase aparte constituye la clase de diario «Contabilidad de proyecto (costes de proyectos externos)», que contiene las contabilizaciones de otros proyectos contabilizadas en el propio proyecto. Esta clase de diario es la única que puede contener contabilizaciones en diferentes monedas de comprobante.

Clase de diario «Contabilidad empresarial»

Identifica la clase de diario para contabilizaciones transferidas a WINPACCS desde la contabilidad empresarial a través de una interfaz.

Clase de diario «Contabilidad del socio»

Identifica la clase de diario para contabilizaciones de un socio incorporadas a través de una interfaz como información.

Journal number

El número del diario es la denominación breve única para un diario. Un número del diario consta de un máximo de tres caracteres, que pueden incluir cifras o también letras.

Note in Project controlling

Displays the content that has been entered for the posting position in the configuration area under Notes.

Order number

En las contabilizaciones se puede indicar un número de pedido como información adicional.

Partner

Socios son en WINPACCS organizaciones asociadas con las que la propia organización coopera a nivel de proyectos. Los socios se registran en WINPACCS Cloud, están asignados a proyectos y pueden ser asignados a comprobantes y contabilizaciones individuales.

Partner number

El número del socio es la denominación breve única para un socio. Se puede configurar para toda la organización si desea que el número de socio sea obligatorio y pueda ser definido libremente (letras, cifras, caracteres especiales) o que se asigne de forma automática en orden ascendente.

Personnel number

En las contabilizaciones puede indicarse un número de personal como información adicional.

Posted by

Shows which user posted the posting position.

Posted in journal

Displays the name of the journal in which the posting position was posted (relevant for posting positions from external projects).

Posted in journal no.

Displays the number of the journal in which the posting position was posted (relevant for posting positions from external projects).

Posted in project

Displays the name of the project in which the posting position was posted (relevant for posting positions from external projects).

Posted in project no.

Displays the number of the project in which the posting position was posted (relevant for posting positions from external projects).

Posting date

La fecha de contabilización es la fecha en la que se contabiliza un comprobante. La fecha de contabilización se guarda automáticamente y no se puede modificar.

Posting no. Company accounting

Una contabilización que se transfiere desde la contabilidad de la empresa a través de la interfaz tiene un número de reserva único de la contabilidad de la empresa. El número se utiliza para identificar de forma exclusiva el asiento en la contabilidad de la empresa.

Posting number

En WINPACCS Accounting cada contabilización recibe automáticamente un número contable consecutivo que no se puede cambiar. A diferencia del número de comprobante el número contable se asigna nuevamente también a una contabilización posterior y de esa forma identifica un comprobante de forma única.

Posting status

El estado de la contabilización muestra en WINPACCS Accounting el paso de procesamiento en el que se encuentra una contabilización. Las contabilizaciones se contabilizan primero en la contabilidad de proyecto, luego se cargan en WINPACCS Cloud con cierres del día y mensuales, para finalmente ser autorizadas allí de forma manual o automática. Tras la autorización, las posiciones de contabilización relevantes se incorporan al controlling de proyecto y se transfieren a la contabilidad empresarial a través de una interfaz.

Los siguientes estados de la contabilización reflejan este proceso:

·«Contabilizada en la contabilidad de proyecto» (aún sin incluir en un cierre, todavía se pueden modificar determinados datos de contabilización),

·«Transferida» (incluida en un cierre, es posible que todavía puedan modificarse informaciones adicionales),

·«Autorizada» (opcional, la contabilización ha sido verificada manual o automáticamente en WINPACCS Cloud, es posible que todavía puedan modificarse informaciones adicionales),

·«Contabilizada en la contabilidad de la empresa» (opcional, la contabilización ha sido contabilizada en la contabilidad empresarial, es posible que todavía puedan modificarse informaciones adicionales).

Posting text

El texto contable explica la transacción en breves palabras para hacer comprensible la contabilización.

Pre-entered by

Shows which cashier posted the voucher in WINPACCS Cashbook.

Project

El término 'Proyecto' se utiliza en WINPACCS para un conjunto de medidas de la cooperación al desarrollo o la ayuda de emergencia humanitaria de alcance limitado en cuanto al tema, la zona geográfica, la economía y el tiempo y con un planteamiento orientado a los objetivos. Los datos básicos y los ajustes de un proyecto se administran de forma centralizada en WINPACCS Cloud. Para la identificación inequívoca de un proyecto se utiliza un número de proyecto.

Project number

El número de proyecto es la identificación inequívoca para un proyecto y le acompaña durante toda su duración. El formato del número de proyecto (p. ej., la longitud, los separadores, así como el empleo de cifras y letras) se puede adaptar a los requerimientos de la organización.

Quantity

La cantidad se puede utilizar en el marco del monitoreo de cantidades para determinados gastos de una línea de presupuesto.

Además del importe de la contabilización, la cantidad indica de manera adicional la cantidad consumida de una unidad de cantidad.

Ejemplo: En los honorarios de un experto se han gastado 2.000,00 USD (importe) y 4 días de expertos (cantidad y unidad de cantidad).

En un presupuesto pueden planificarse también las cantidades, además de los importes.

RC

Moneda de liquidación

RC rate

Displays the rate of the reporting currency to the base currency.

RC scheme

Para efectuar liquidaciones en una determinada moneda (exigida por el donante), se pueden utilizar esquemas de moneda de liquidación. Dentro de un esquema de este tipo, aparte de la moneda, se registran también los ajustes para el modo de conversión y los tipos de cambio. De esa forma es posible llevar a cabo una conversión automática rápida de los comprobantes, de la moneda de comprobante o la moneda doméstica a la moneda de liquidación.
 
Los esquemas de moneda de liquidación se pueden incorporar a la financiación de un proyecto a partir de una plantilla del donante o crearse de manera individual.

RC scheme no.

Shows the unique number of the RC scheme.

Recipient / Depositor

Cada flujo de efectivo tiene lugar entre un proyecto y otro participante, p. ej., un comerciante, un proveedor de servicios, la oficina central de la propia organización, un socio o un proyecto externo. El campo identifica a ese participante. En función de si se trata de un pago o de un cobro (WINPACCS Cashbook) o de qué transacción se trate (WINPACCS Accounting), este segundo participante es, bien un destinatario o bien un pagador.

Se aplica la siguiente regla: si se trata de un gasto, se debe registrar el nombre del destinatario; si se trata de un cobro, el nombre del pagador.

Reference number

En las contabilizaciones puede indicarse un número de referencia como información adicional.

Reporting period

El periodo de liquidación es el espacio de tiempo (periodo) al que se pueden asignar costos para la liquidación al donante.
 
Al contrario que el periodo contable, el periodo de liquidación de una posición de contabilización se puede modificar en el controlling de proyecto. La modificación del periodo de liquidación es pertinente cuando la liquidación de un gasto debe ser asignada a un periodo diferente al periodo de liquidación.
 
En análisis se pueden desglosar los costos en años de liquidación.

Reporting position

Una posición de comprobante además se puede dividir en el controlling del proyecto, cuando por ejemplo un donante asume parcialmente los costos de un comprobante. Después el comprobante se divide entre dos o más posiciones de liquidación. Esta adaptación ocurre en el controlling del proyecto y no tiene ningún efecto en la contabilidad del proyecto. A través de los ajustes de la organización se puede determinar en detalle si tal división es posible o no.

Reporting quarter

El trimestre de liquidación es el trimestre natural en el que se encuentra el periodo de liquidación de la posición de contabilización respectiva.
 
En el controlling de proyecto de WINPACCS se pueden realizar análisis para desglosar los costos en trimestres de liquidación.

Reporting year

El año de liquidación es el año natural en el que se encuentra el periodo de liquidación de la posición de contabilización respectiva.

En el Controlling de proyecto de WINPACCS se pueden realizar análisis para desglosar los costes en años de liquidación.

Reposted posting position

Una contabilización cambiada de cuenta es una contabilización contabilizada en otra cuenta por medio de otra contabilización (el cambio de cuenta). Esto es necesario, p. ej., si se realizó una entrada errónea al seleccionar la cuenta de costos. En WINPACCS es posible cambiar de cuenta contabilizaciones en cuentas de costos o de ingresos. Las contabilizaciones cambiadas de cuenta se identifican como tales sin alterar el contenido de las mismas.

Reposting

Un cambio de cuenta es una contabilización que contabiliza en otra cuenta una contabilización de costos o de ingresos. Esto es necesario, p. ej., si se realizó una entrada errónea al seleccionar la cuenta de costos. Al texto contable se antepone en WINPACCS automáticamente una nota sobre el cambio de cuenta y el número de comprobante de la contabilización cambiada de cuenta.

Reverse posting position

Una contabilización de anulación es una contabilización especial que neutraliza la contabilización a anular. Esto es necesario, p. ej., en caso de realizar una entrada errónea de datos del comprobante. A tal efecto se contabiliza en WINPACCS automáticamente el mismo importe con signo invertido y la misma contabilización. Al texto contable se antepone una nota sobre la anulación y el número de comprobante de la contabilización anulada. Ambas contabilizaciones permanecen visibles, de forma que la transacción pueda ser reconstruida y comprendida. Existe la posibilidad de llevar a cabo una contabilización de anulación con contabilización de corrección, que utiliza el cambio mixto de la contabilización anulada.

Split posting

Indicates whether the posting position has been split into reporting positions in Project controlling.

Sub-account

En el marco de cuentas del proyecto, aparte de cuentas es posible crear también subcuentas. Las subcuentas permiten desglosar de un modo más detallado, p. ej., los costos e ingresos. También permiten realizar una asignación inequívoca a cuentas de existencias, p. ej., mediante la creación de una subcuenta por cobrar por colaborador.

Sub-account number

El número de subcuenta es la denominación breve única para una subcuenta. Sirve para clasificar una subcuenta en el marco de cuentas del proyecto. La longitud de los números de subcuenta se define en WINPACCS una vez para toda la organización.

Transaction category

WINPACCS simplifica la contabilización mediante transacciones preconfiguradas, las llamadas categorías de operación. Estas sustituyen al clásico registro Debe-Haber y no presuponen conocimientos contables profundos. Muchas categorías de operación están divididas a su vez en tipos de operación, que representan las transacciones de un modo aún más detallado. En WINPACCS están disponibles las siguientes categorías de operación:

·Suministro de fondos

·Entrega de fondos

·Transferencia de fondos en el diario

·Costos

·Ingresos

·Pago de anticipo

·Ingreso de fondos

·Compensación de cuentas por pagar

·Devolución de fondos

·Contabilización flexible

·Compensación de partidas pendientes

Transaction type

Muchas de las categorías de operación disponibles en WINPACCS están divididas a su vez en diferentes tipos de operación, que ayudan al usuario a representar las transacciones de un modo aún más detallado. En WINPACCS están disponibles las siguientes categorías de operación y tipos de operación:

Unit of quantity

Una unidad de cantidad indica con qué magnitud de medición se registra una posición, p. ej., 'Días de expertos' o 'Vuelos'. Las unidades de cantidad se pueden asignar a líneas de presupuesto y utilizarse en la planificación de presupuestos, la contabilidad de proyectos, así como en el controlling. Las unidades de cantidad se pueden adaptar a los requerimientos de la organización.

VC

Moneda de comprobante

Voucher date

La fecha de comprobante corresponde a la fecha de pago. Para los comprobantes que documentan un pago (p.ej. comprobante de caja, recibos), se debe ingresar la fecha que tiene el comprobante en el campo Fecha de comprobante.
Sin embargo la fecha de una factura se debe ingresar en el campo Fecha de la factura. En este caso, la fecha de comprobante es la fecha en la que se pagó la factura.

En el WINPACCS Accounting se puede configurar el formato de la fecha de comprobante independientemente del idioma del usuario.
 

Voucher number

En el WINPACCS cada contabilización recibe automáticamente un número de comprobante consecutivo y no modificable.

Si un comprobante se divide en varias contabilizaciones, se puede asignar un número de comprobante a varias contabilizaciones mediante la función "Contabilización posterior".

Voucher number Company accounting

Una contabilización que se transfiere de la contabilidad de la empresa al control de proyecto WINPACCS a través de la interfaz contiene, además del número de comprobante WINPACCS también un número de comprobante de la contabilidad de la empresa. El número sirve para asignar unívocamente la contabilización a un comprobante en la contabilidad de la empresa. Dado que el número puede introducirse manualmente en la contabilidad de la empresa si es necesario, no es necesariamente único. El número de contabilidad de la empresa se utiliza para una clara identificación.

Voucher position

Un ítem de comprobante describe un único registro de datos de contabilización en WINPACCS. Cada contabilización consta de al menos dos ítems de comprobante, un ítem de comprobante DEBE y un ítem de comprobante HABER. Una contabilización dividida puede constar de muchos ítems de comprobante. También la contabilización del impuesto o de la retención de impuesto conduce a varios ítems de comprobantes en una contabilización.

Voucher type

Como característica de un diario, el tipo de comprobante controla el efecto de las contabilizaciones en el cierre anual de la organización:

·Balance efectivo – las contabilizaciones de la contabilidad del proyecto se tienen en cuenta en el cierre anual y se transfieren a la contabilidad de la empresa a través de una interfaz.

·Informativo – las contabilizaciones de los socios sirven, si es necesario, sólo como prueba de uso y no se tienen en cuenta en el cierre anual (ya que el pago al socio se contabiliza como un costo). En este caso las contabilizaciones no se transfieren a la contabilidad del proyecto ni a la contabilidad de la empresa, sino que sólo se presentan en el controlling del proyecto.

WP-PPI

El WP-PPI es la abreviatura de WINPACCS Posting Position Identifier. Cada posición de contabilización del WINPACCS Accounting recibe un número que es único dentro de la organización. Si las contabilizaciones se transfieren a la contabilidad de la empresa, una posición de contabilización puede identificarse claramente a través del WP-PPI.

Ejemplo: la WP-PPI 12165001000123000081002 se compone de la siguiente manera:

• Número de proyecto del proyecto contabilizador (sin separadores), 12165
• 3 dígitos Número de diario del diario contabilizador, 001
• 6 dígitos Número de contabilización (si es necesario, rellenado con ceros), 000123
• 6 dígitos Número de comprobante (si es necesario, rellenado con ceros), 000081
• 3 dígitos Posición del comprobante (si es necesario, rellenado con ceros), 002
 

[Name of budget structure]

Una estructura de presupuesto es una lista estructurada jerárquicamente y definida por el propio usuario que consta de niveles y líneas de presupuesto que sirven para categorizar costos e ingresos.

La contabilización adicional con estructuras de presupuesto permite presupuestar y evaluar costos e ingresos de manera independiente de las cuentas de costos de la contabilidad, p. ej., por medio de las líneas de presupuesto de un donante o de regiones geográficas. En WINPACCS se pueden crear hasta seis estructuras de presupuesto diferentes por proyecto, que al mismo tiempo están disponibles para la contabilización adicional en WINPACCS Cashbook y WINPACCS Accounting.