Die Programmstammdaten enthalten grundlegende Informationen und Einstellungen zu einem Programm. Beim Anlegen eines neuen Programms tragen Sie zuerst die Stammdaten ein, bevor Sie weitere Funktionen nutzen können. Welche Felder verfügbar sind und ob es sich um Pflichtfelder handelt, hängt zum Teil vom ab.
HINWEIS: Nur mit der Rolle Projektadministrator können Sie neue Programme anlegen.
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Programmstammdaten
Programmnummer
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Geben Sie die eindeutige Nummer oder Kennung des Projekts ein.
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Programm
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Geben Sie eine Bezeichnung für das Projekt ein. Durch einen Klick auf die ( ) können Sie auch abweichende Bezeichnungen in weiteren Sprachen eingeben.
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Programmstatus
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Ein Programm durchläuft verschiedene Status. Abhängig vom Programmstatus müssen Sie in den Stammdaten bestimmte Informationen angeben. Der Programmstatus steuert, wie ein Programm in WINPACCS Cloud genutzt werden kann und welche Funktionen verfügbar sind.
Sie können den Programmstatus immer nur auf einen höheren Status ändern und dabei auch Status überspringen. Wechsel zu einem niedrigeren Status sind nicht möglich.
Vorgeschlagen
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Dieser Status ist für Programme vorgesehen, die noch in Abstimmung oder Überlegung sind. Es gibt noch keinerlei Finanzdaten, die in WINPACCS erfasst werden können. In einem Programm in diesem Status beginnen Sie die Stammdaten anzulegen. Nur wenige Felder sind Pflichtfelder.
Außerdem sind die folgenden Funktionsgruppen verfügbar:
▪Programmprotokoll |
In Planung
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Wenn Sie das Programm in diesen Status versetzen, sind die internen Planungen konkreter geworden. Sie müssen bestimmte Stammdaten ergänzen:
▪Programmstart und Programmende
▪Programmziel
Ab diesem Status können dem Programm Projekte zugeordnet werden.
Außerdem können Sie viele Vorbereitungen für die zukünftige Buchhaltung und das Controlling des Programms treffen, wie den Kontenrahmen, Budgets usw. anlegen. Daher kommen die folgenden Funktionsgruppen hinzu:
▪Finanzierungen
▪Programmkontenrahmen
Im Controlling können nun Budgets für das Programm angelegt werden.
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Intern bewilligt
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Das Programm wurde intern bewilligt und es fallen bereits Kosten an, auch wenn der oder die Geber noch nicht zugestimmt haben.
Funktional gibt es keine Unterschiede zum vorherigen Status, da die Erfassung von Buchungen innerhalb der Projekte stattfindet.
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Aktiv
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Nachdem der oder die Geber das Projekt bewilligt haben, haben die Aktivitäten des Programms begonnen. Funktional gibt es keine Unterschiede zum vorherigen Status.
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Beendet
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Die Aktivitäten des Programms sind abgeschlossen. Es können keine Projekte mehr zugeordnet werden.
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Archiviert
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Das Programm ist vollständig beendet und wird in WINPACCS nicht mehr für die Erfassung von neuen Daten benötigt. Alle Daten bleiben jedoch erhalten und auf das Programm kann lediglich lesend zugegriffen werden.
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Programmstart
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Geben Sie an, wann die Aktivitäten des Programms beginnen.
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Programmende
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Geben Sie an, wann die Aktivitäten des Programms voraussichtlich abgeschlossen sein werden.
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Programmverlängerung
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Wenn das Programm verlängert wird, geben Sie hier das neue Programmende ein. Sie können das Programm beliebig oft bis zu einem späteren Datum verlängern.
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Programmleitung
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Geben Sie den Namen der Programmleitung an.
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Ziel des Programms
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Geben Sie eine inhaltliche Beschreibung des Programmzieles an. Was soll mit diesem Programm erreicht werden, welches Ziel verfolgen Sie?
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Programmadresse
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Geben Sie eine Adresse für den Hauptstandort des Programms an.
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Kurzbeschreibung
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Beschreiben Sie kurz die Programmaktivitäten.
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HINWEIS: Durch das Hinzufügen von individuellen Feldern können viele weitere, organisationsspezifische Programmdaten und -klassifizierungen erfasst werden. Welche Felder verfügbar sind und ob es sich um Pflichtfelder handelt, wird in den Organisationseinstellungen definiert. In der Programmübersicht können Sie diese Felder nutzen, um nach bestimmten Informationen zu filtern oder zu gruppieren.
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Einstellungen
Programmkontenrahmen (Unterkonten für Kosten und Erträge) wird eingesetzt
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Geben Sie an, ob das Programm für alle zugeordneten Projekte die Kosten- und Ertragsunterkonten vorgibt.
HINWEIS: Die Einstellung kann nach dem erstmaligen Speichern des Programms nicht mehr bearbeitet werden.
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Maximale Anzahl Programmbudgetstrukturen
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Geben Sie an, wie viele für das Programm zur Verfügung stehen können. Es können maximal 3 Strukturen in einem Programm angelegt werden, die an die Projekte des Programms weitergegeben werden. In einem Projekt kann es bis zu 6 Budgetstrukturen geben. Die verbleibende Anzahl kann dabei je Projekt für individuelle Budgetstrukturen verwendet werden.
HINWEIS: Die Einstellung kann nach dem erstmaligen Speichern des Programms nicht mehr bearbeitet werden.
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Admin-Projekt
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Geben Sie hier optional ein Projekt des Programms ein, welches administrative Aufgaben im Programm wahrnimmt. Dies hat zudem die folgenden Auswirkungen:
▪Sonderstellung des Projekts in der Schnittstelle zur Unternehmensbuchhaltung
HINWEIS: Das Feld steht erst ab dem Programmstatus "In Planung" zur Verfügung. Eine getroffene Auswahl kann nach dem Speichern nicht mehr bearbeitet werden.
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