Projekte > Projekt anlegen oder bearbeiten

Die Projektstammdaten enthalten grundlegende Informationen und Einstellungen zu einem Projekt. Beim Anlegen eines neuen Projekts tragen Sie zuerst die Stammdaten ein, bevor Sie weitere Funktionen nutzen können. Welche Felder verfügbar sind und ob es sich um Pflichtfelder handelt, hängt zum Teil vom Projektstatus ab.

HINWEIS: Nur mit der Rolle Projektadministrator können Sie neue Projekte anlegen.

Projektstammdaten

Programm

Beim Erstellen eines neuen Projektes können Sie dieses optional einem Programm zuordnen. Die Zuordnung kann nur für neue Projekte der Projektart Projekt getroffen werden und kann nachträglich nicht entfernt werden.

HINWEIS: Das Feld ist nur verfügbar, wenn die Nutzung von Programmen in den Organisationseinstellungen aktiviert ist.

Projektnummer

Geben Sie die eindeutige Nummer oder Kennung des Projekts ein.

Projekt (Basissprache)

Geben Sie eine Bezeichnung für das Projekt ein.

Projektstatus

Ein Projekt durchläuft verschiedene Status. Abhängig vom Projektstatus müssen Sie in den Stammdaten bestimmte Informationen angeben. Der Projektstatus steuert, wie ein Projekt in WINPACCS genutzt werden kann und welche Funktionen verfügbar sind.

Sie können den Projektstatus immer nur auf einen höheren Status ändern und dabei auch Status überspringen. Wechsel zu einem niedrigeren Status sind nicht möglich.

Vorgeschlagen	Dieser Status ist für Projekte vorgesehen, die noch in Abstimmung oder Überlegung sind. Es gibt noch keinerlei Finanzdaten, die in WINPACCS erfasst werden können. In einem Projekt in diesem Status beginnen Sie die Stammdaten anzulegen. Nur wenige Felder sind Pflichtfelder. Außerdem sind die folgenden Funktionsgruppen verfügbar: ▪Zugeordnete Benutzer ▪Projektprotokoll ▪Projektplanung und Monitoring ▪Projektfinanzierungen ▪Geber ▪Partner
In Planung	Wenn Sie das Projekt in diesen Status versetzen, sind die internen Planungen konkreter geworden. Sie müssen bestimmte Stammdaten ergänzen: ▪Projekttyp ▪Projektstart und Projektende ▪Projektziel Außerdem können Sie viele Vorbereitungen für die zukünftige Buchhaltung und das Controlling des Projekts treffen, wie den Kontenrahmen, Budgets usw. anlegen. Daher kommen die folgenden Funktionsgruppen hinzu: ▪Journale ▪Bankverbindungen ▪Kassenbücher ▪Projektkontenrahmen ▪Budgetstrukturen ▪Kostenartengruppen ▪Projektcontrolling
Intern bewilligt	Das Projekt wurde intern bewilligt und es fallen bereits Kosten an, auch wenn der oder die Geber noch nicht zugestimmt haben. Daher können Sie das Projekt ab diesem Status veröffentlichen und Daten mit WINPACCS Accounting und WINPACCS Cashbook austauschen. Das Projekt ist dort verfügbar und Belege können in diesem Projekt gebucht werden. In den Stammdaten müssen Sie mindestens die Organisationseinheit ergänzen. Außerdem kommen die folgenden Funktionsgruppen hinzu: ▪Datenpakete ▪Downloads ▪Buchungen ▪Anlagen
Aktiv	Nachdem der oder die Geber das Projekt bewilligt haben, haben die Aktivitäten des Projektes begonnen. Funktional gibt es keine Unterschiede zum vorherigen Status.
Beendet	Die Aktivitäten des Projekts sind abgeschlossen. Da im Nachgang noch Kosten anfallen können, die sich auf das Projekt beziehen und abgerechnet werden können, gibt es funktional keine Unterschiede zum vorherigen Status.
Archiviert	Das Projekt ist vollständig beendet und wird in WINPACCS nicht mehr für die Erfassung von neuen Daten benötigt. Alle Daten bleiben jedoch erhalten und auf das Projekt kann lediglich lesend zugegriffen werden.

Projekttyp

Kategorisieren Sie das Projekt. Die Projekttypen werden in den Organisationseinstellungen definiert. Jedem Projekttyp können Journalarten zugeordnet werden, die wiederum steuern, welche Arten von Geschäftsvorfällen beim Buchen verfügbar sind.

Überregional

Aktivieren Sie diese Einstellung, wenn sich das Projekt keinem einzelnen Land zuordnen lässt, sondern Standorte in mehreren Ländern hat.

Projektland

Geben Sie an, in welchem Land das Projekt durchgeführt wird. Das Feld wird bei überregionalen Projekten nicht angezeigt.

HINWEIS: Eine Änderung des Projektlandes kann sich auf die Zuordnung von Benutzern auswirken.

Organisationseinheit

Wählen Sie aus, welcher Teil Ihrer Organisation das Projekt durchführt oder verantwortet. Die Organisationseinheiten werden in den Organisationseinstellungen definiert. Organisationseinheiten werden Länder und Mitarbeiter zugeordnet.

HINWEIS: Eine Änderung der Organisationseinheit kann sich auf die Zuordnung von Benutzern auswirken.

Projektstart

Geben Sie an, wann die Aktivitäten des Projekts beginnen. Die erste Buchhaltungsperiode kann frühestes in dem Monat liegen, in dem das Projekt beginnt.

Projektende

Geben Sie an, wann die Aktivitäten des Projekts voraussichtlich abgeschlossen sein werden.

Projektverlängerung

Wenn das Projekt verlängert wird, geben Sie hier das neue Projektende ein.

Projektleitung

Geben Sie den Namen der Projektleitung an.

Projektadresse

Geben Sie eine Adresse für den Hauptstandort des Projekts an.

Ziel des Projektes

Geben Sie eine inhaltliche Beschreibung des Projektzieles an. Was soll mit diesem Projekt erreicht werden, welches Ziel verfolgen Sie?

Kurzbeschreibung

Beschreiben Sie kurz die Projektaktivitäten.

Projekt in weiteren Sprachen

Geben Sie die Bezeichnung des Projekts in den Sprachen ein, die für die Benutzer in diesem Projekt relevant sind. Abhängig von der eingestellten Sprache der Benutzeroberfläche wird diese Übersetzung in allen Feldern und Berichten angezeigt.

Projektklassifizierung

Nutzen Sie die Felder, um das Projekt entsprechend der OECD Schwerpunktsektoren oder Querschnittsthemen zu klassifizieren. Die Felder haben keine funktionalen Auswirkungen in WINPACCS. Der Abschnitt ist nur verfügbar, wenn er in den Organisationseinstellungen aktiviert wurde.

Individuelle Felder

Durch das Hinzufügen von individuellen Feldern können viele weitere, organisationsspezifische Projektdaten und -klassifizierungen erfasst werden. Ob dieser Abschnitt verfügbar ist, welche Felder enthalten sind und ob es sich um Pflichtfelder handelt, wird in den Organisationseinstellungen definiert. In der Projektübersicht können Sie diese Felder nutzen, um nach bestimmten Informationen zu filtern oder zu gruppieren.